Beleidsplan deel 3

  1. Samenwerking naar de toekomst met v.v. IJhorst

In de aanloop tot de totstandkoming van onderhavig beleidsplan is er door de beleidscommissie en het bestuur van v.v. Wacker diverse keren contact geweest met het bestuur van v.v. IJhorst.

In essentie is een aantal opties besproken, te weten:

  • Doorgaan met WIJC onder een aantal verbeterde condities aangaande de jeugd en de wijze van samenwerking;
  • Maximale integratie van beide hoofdverenigingen.

Het bestuur van v.v. Wacker heeft voorgesteld om te komen tot verdere integratie van beide hoofdverenigingen om zo een beter besturingsconcept te krijgen en de jeugd het beste voetbalpodium te geven in beide dorpen. E.e.a. natuurlijk wel vanuit de ambities van v.v. Wacker.

Hieruit is gebleken dat v.v. IJhorst:

  1. In geen geval de senioren wil integreren met v.v. Wacker, ondanks dat dit bij de oprichting van WIJC een van de doelstellingen was. Na 18 jaar van samenwerking in de huidige vorm is hier nog steeds geen basis voor. De reden is behoud van eigen identiteit als vereniging. De conclusie op dit punt moet zijn, dat deze samenwerking er voor nimmer zal komen vanuit de bestaande bestuurscultuur in IJhorst;
  2. Dat de voetbalbeleving en ambitie om met het eerste team van v.v. Wacker op het niveau van 3e en/of 2e klasse te voetballen, niet aansluit bij dat van v.v. IJhorst. Het bestuur van IJhorst geeft aan dat het beter maken van jonge spelers belangrijk is, maar niet tegen elke prijs en dat prestatievoetbal niet hun leidmotief is. Het maakt voor IJhorst niet uit op welk niveau ze spelen als er maar een 1e en een 2e team in IJhorst aanwezig is.
  3. v. IJhorst ziet vooral WIJC als een nuttige vorm van samenwerking vanuit getalsmatig oogpunt om zo voor de jeugd voetbal mogelijk te maken in de regio, maar vooral in IJhorst;
  4. Verhoging van contributie ter versterking van o.a. het totale beleidskader en de jeugdopleiding is voor v.v. IJhorst bespreekbaar.

Zoals uit voornoemde blijkt is deze optie van verdere integratie geen haalbare kaart voor v.v. IJhorst. Echter voortgang op de huidige voet, zoals WIJC nu is georganiseerd, blijft voorleven in de problemen aangaande identiteit en het waarmaken van ambities. V.v. Wacker vult de opleiding in, maar talenten komen niet terecht op het niveau waar ze zouden kunnen spelen en in de A’s en B’s blijft het keuzeprobleem voortleven.

6.1.    Nieuwe samenwerkingsovereenkomst

De tot nu toe gedane toenaderingen om IJhorst te betrekken in de verdere samenwerking hebben geleid tot andere inzichten omtrent de wijze van samenwerking. V.v. Wacker wil en moet verder. Het is voor v.v. Wacker van belang om vooruit te kijken en niet stil te blijven staan bij de huidige tijd. V.v. IJhorst en v.v. Wacker willen op onderdelen de samenwerking verbeteren. Niet vanuit maximale integratie maar wel vanuit een vernieuwde samenwerkingsovereenkomst tussen beide hoofdverenigingen. Hierbij blijft v.v. Wacker de vereniging die de opleiding verzorgt voor de jeugd. De beleidsuitgangspunten van v.v. Wacker aangaande de jeugd worden door v.v. IJhorst onderschreven en er is bereidheid om hier in mee te bewegen.

6.2.    Andere samenwerking met o.a. MVV Alcides en/of MSC

Een afvaardiging van het bestuur en de beleidscommissie heeft oriënterende gesprekken gevoerd met MVV Alcides. Doelstelling is om te kijken of spelers van 1e en/of 2e teams die respectievelijk hoofdklasse of reserve hoofdklasse voetballen, kunnen worden ingepast in ons eerste elftal. Op deze wijze kunnen verenigingen complementair aan elkaar zijn en elkaar versterken in behoud van voetbal op niveau in de regio. Andersom geldt ook, dat talenten die hoofdklasse waardig zijn vanuit v.v. Wacker naar dergelijke verenigingen moeten kunnen gaan. Wij willen talenten ook kansen geven. Uiteindelijk kan dit zich ook door vertalen naar de jeugd (A- en B-teams), om zo de oplijning naar een 1e selectie beter te maken. Ook is het nu het geval dat diverse jeugd bij MSC of MVV Alcides speelt. De opleiding en het niveau van voetbal dat daar wordt genoten kan op den duur bij de senioren leiden tot betere spelers vanuit de Wijk die beter en sneller inpasbaar zijn bij het 1e van v.v. Wacker en op deze wijze wordt ook een goede bijdrage geleverd aan de sportieve doelstellingen van v.v. Wacker.

Ook dit is een uitgangspunt voor de verdere uitwerking van deze beleidsvisie en draagt bij tot de invulling van de doelstellingen op sportief niveau.

 7. Organisatie

Gelet op hetgeen hiervoor is aangegeven, vraagt op onderdelen een aanpassing van de organisatiestructuur. De aanpassing van de organisatiestructuur is dienend aan de doelstellingen, zoals geformuleerd en vooral gericht op de voetballijn vanuit de F-jes tot aan het 1e elftal van v.v. Wacker. De organisatie-opzet kenmerkt zich door een dagelijks bestuur en een algemeen bestuur (DB aangevuld met voorzitters commissies).

De nieuwe organisatiestructuur moet het hoofd beiden aan:

  • Doorstroming van de jeugd naar de senioren; een goede verankering;
  • Betere spreiding in de belasting van vrijwilligers;
  • Verantwoordelijkheden lager in de organisatie leggen;
  • Meer resultaatgericht besturen;
  • Een financieel stabiele organisatie met ruimte voor ontwikkelingen; Sporten mag wat kosten.

Hieronder wordt de nieuwe organisatiestructuur beschreven die wordt voorgestaan.

7.1.    Dagelijks bestuur

Het dagelijks bestuur dient te bestaan uit:

  • een voorzitter;
  • een secretaris;
  • een penningmeester;
  • een vicevoorzitter.

Voorkomen dient te worden dat er binnen het bestuur dubbelfuncties bestaan met andere commissies en/of rollen binnen de vereniging.

Competenties van de bestuursleden van het DB moeten minimaal zijn:

  • Kunnen besturen op hoofdlijnen;
  • Bewaking van de doelstellingen en de uitgezette lijn van de visie en missie;
  • Brede interesse in het reilen en zeilen van de vereniging;
  • Goed toegankelijk en benaderbaar.

Taken en rollen van het dagelijks bestuur:

  • Aanspreekpunt voor voorzitters van de commissies
  • Eindverantwoordelijk voor het totale beleid binnen de vereniging
  • Onderhoud de contacten met IJhorst en bewaken van de resultaten vanuit de samenwerkingsovereenkomst.
  • Verantwoordelijke voor alle contractuele zaken en externe contacten met o.a. overheden, KNVB en andere verenigingen binnen de Wijk.

In deze nieuwe opzet bestaat er geen specifieke WIJC-commissie meer. De WIJC-commissie wordt geïntegreerd in totale bestuurlijke organisatie van v.v. Wacker, om zodoende de afstemming jeugd en senioren vanuit opleiding en doorstroming maximaal te faciliteren.

Organogram

Hieronder is het organogram van de nieuwe organisatie weergegeven.

 

7.2.    Te onderscheiden commissies.

Er is een vijftal commissies te onderscheiden, te weten:

  1. Commissie voetbaltechnische zaken (jeugd en senioren), inclusief ledenadministratie; verantwoordelijk voor alle voetbaltechnische zaken en trainerszaken (indeling teams, begeleiding trainers en leiders, afstemming jeugd/senioren, opleiding e.d.) en scheidsrechterszaken. Het is wenselijk dat ook hier een vertegenwoordiger vanuit jeugd en senioren vanuit v.v. IJhorst deel van uit maakt.

 Deze commissie kent de volgende leden:

  • Coördinator senioren v.v. Wacker;
  • Jeugdcoördinator WIJC;
  • Trainer 1e elftal v.v. Wacker;
  • Coördinatoren E t/m F-teams WIJC;
  • Wedstrijdsecretariaat (verenigingsbreed);
  • Coördinator scheidsrechterszaken;
  • (optioneel) aanspreekpunt jeugd v.v. IJhorst.

De belangrijkste zaken/taken die de commissie behartigd zijn:

  • Aanstellen trainers en leiders;
  • Opleiden en begeleiden van trainers en leiders;
  • Indelen van de teams;
  • Voetbaltechnische uitvoering van het beleid;
  • Afstemming verzorgen tussen jeugd en senioren;
  • Onderhouden van externe contacten, gericht op samenwerking en werving leden;
  • Scheidsrechters selecteren en werven voor WIJC en v.v. Wacker;
  • Opleiden en begeleiden van scheidsrechters in afstemming met de KNVB;
  • Verzorgen van zaalvoetbalcompetitie jeugd ten tijde van winterstop van E en F-teams;
  • Onderhouden van de voetbaltechnische contacten met v.v. IJhorst.
  1. Kantine-commissie; verantwoordelijk voor de bezetting van de kantine, de inkomsten en uitgaven en het assortimentsbeleid. Binnen de kantinecommissie is een aantal subcommissies ingesteld, te weten Planning, Inkoop en Financiën. De kantinecommissie draagt ook zorg voor het inplannen van de ‘ouders van dienst’ aangaande ondersteunende werkzaamheden in de kantine van v.v. Wacker. Dit om de betrokkenheid van de leden en ouders van leden bij de vereniging te vergroten en uit te bouwen.
  1. PR, Sponsoring en Communicatiecommissie; verantwoordelijk voor sponsoring, verhogen inkomsten, communicatie naar buiten en het (digitale) clubblad en het bijhouden van de website (integratie van website van WIJC met dit van v.v. Wacker).
  1. Activiteitencommissie; verzorgen van activiteiten voor jeugd en senioren. Dit betreft o.a. de toernooien van jeugd, senioren en zaalcompetitie jeugd (winterprogramma).
  1. Accommodatie en kleding/materiaalcommissie; verantwoordelijke voor de accommodatie en de daarbij behorende terreinen en de kleding van trainers, leiders en teams (spelmateriaal en wedstrijdmateriaal). Deze commissie is voor de operationele uitvoering het eerste aanspreekpunt voor de gemeente aangaande onderhoud van de accommodatie. Beleidsmatig is het dagelijks bestuur aansp

Ledenadministratie:

De ledenadministratie van v.v. Wacker/WIJC wordt gezien als een staffunctie. De ledenadministratie is raadpleegbaar voor de commissie en ondersteunend aan het dagelijks bestuur en het algemeen bestuur. De ledenadministratie maakt deel uit van het AB.

Door deze wijze van organisatie-inrichting, kan het bestuur zich focussen op de hoofdlijn en het meerjarenbeleid, zonder in de valkuil te stappen van allerlei dagelijkse en operationele zaken. Daarnaast leidt deze indeling van commissies er toe dat de werkdruk voor vrijwilligers gespreid kan worden.

Elke commissie wijst een eigen voorzitter aan die ook participeert in het Algemeen Bestuur van de vereniging. Tevens worden er van alle overleggen van commissie verslagen gemaakt met actiepunten en actiehouder, welke na ieder overleg (uiterlijk binnen 14 dagen na een overleg) worden gedeeld met de leden van het Algemeen Bestuur. Dit om de informatievoorziening die van belang is voor het dagelijks bestuur en de inhoudelijke commissies op peil te houden. Het motto ‘Afspraak = Afspraak’  is hierbij het leidmotief.

Geadviseerd wordt om als commissies eens per maand te vergaderen en als DB dit eveneens te doen en de AB-vergaderingen eens per 2 maand te laten verlopen.

Van belang is inzicht in afspraken en coördinatie van afspraken, waarbij er een duidelijke rol ligt voor de voorzitters van de commissies in de afstemming met het hoofdbestuur. Tevens is van belang helder vast te leggen wie wel mandaat heeft. Daar waar mogelijk en wenselijk wordt gewerkt met een deelbegroting op jaarbasis per commissie, die richting en kader biedt voor de operationele taken en rolopvatting van de commissies.

          Rollen en verantwoordelijkheden

Van een aantal functies zijn de rollen en verantwoordelijkheden vastgelegd in de bijlage, behorend bij dit beleidsplan.

7.3.    Activiteitenplannen per commissie

De commissies maken jaarlijks een activiteitenplan. In dit activiteitenplan wordt kort en krachtig beschreven wat er in het betreffende voetbaljaar wordt georganiseerd, hoe hierover met de leden wordt gecommuniceerd en wat de financiële behoeften zijn om activiteiten te realiseren. Bij de jaarvergadering van v.v. Wacker leggen de verschillende commissies verantwoordelijkheid af aan de leden, via het dagelijks bestuur over hun prestaties van het afgelopen jaar. Op deze manier worden verantwoordelijkheden van commissies laag in de organisatie belegd.

7.4.    Operationele vertaling in voetbaltechnische zin

De commissie voetbaltechnische zaken is voor de spelende leden en de sportieve ambities van v.v. Wacker ontegenzeggelijk het meest belangrijk. Om een goede doorstroming te krijgen vanuit de jeugd naar de senioren is het belangrijk om:

  • Een goede hoofdtrainer te hebben met belangstelling voor de jeugd en die weet wat er in de jeugd aan potentieel aanwezig is;
  • Een goede hoofdtrainer te hebben op het 2e team die vooral in de voetbaltechnische coaching van A-jeugd naar het 1e van v.v. Wacker een belangrijke bijdrage kan leveren. De jeugd moet een meer prominente plek krijgen richting de senioren. Daar ligt de toekomst van v.v. Wacker;
  • Kwalitatief goede trainers te krijgen op de selectieteams vanaf E t/m A-teams. In deze is het wenselijk aansluiting te krijgen bij sportopleidingen als CIOS en/of Landstede voor wat betreft de invulling van deze trainers. Hier hoort ook een passende beloningsstructuur bij.
  • Het verstrekken van interne opleidingen en achtergrondinformatie om ook trainers vanuit eigen gelederen voor de lagere teams een goede basis te kunnen bieden voor het geven van goede en aantrekkelijke trainingen.
  1. Financiën (concept)

Financiën zijn voor een vereniging belangrijk. Voetbal in de Wijk en IJhorst is relatief goedkoop. Daar kunnen en mogen we trots op zijn, maar het is wel van belang dat de huidige structuur van financiering ook duurzaam is en de organisatorische kosten kan dragen. Dit vraagt om een herbezinning en afstemming met de sportieve doelstellingen zoals beschreven in onderhavig plan.

Een aantal uitgangspunten die van belang zijn:

  • We hebben een kledingsponsor. Dat is mooi, maar dit wil niet zeggen dat de opbrengst van de sponsoring ook in kleding gestoken moet worden. Voorgesteld wordt om een kledingfonds in te stellen. Dit is niet bijzonder en maakt ruimte in de begroting. Daarmee worden we niet extreem duurder als andere verenigingen.

Advies voor samenwerkingsovereenkomst: Fonds Materiaal, Kleding & Opleiding

  • Hoogte contributie. De hoogte van de contributie jaarlijks aanpassen aan met een vast bedrag tenzij dit begrotingsteschnisch niet noodzakelijk is. Alleen dan afwijken waar nodig als dit vanuit begrotingsbeeld noodzakelijk is. Scheelt jaarlijks een hoop discussie

Advies voor samenwerkingsovereenkomst:  vaste verhoging € 4 per kwartaal

  • Bijdrage IJhorst: bijdrage van IJhorst voor een periode van 5 jaar fixeren. Dus niet jaarlijks op ledenaantallen verrekenen, maar op basis van daadwerkelijke kosten. Ijhorst moet ook een deel van de overheadkosten van de organisatie van v.v. Wacker betalen. Dat is de prijs van het laten verzorgen van de jeugdopleiding door v.v. Wacker.

Advies voor samenwerkingsovereenkomst: Bijdrage v.v. IJhorst 5 jr fixeren

Terug naar deel 2

Reacties zijn gesloten.